PRINCIPLES OF REPORTING ABUSE AND HANDLING REPORTS

Instructions for JCDecaux's notification channel

Versio: 1.0

Voimaantulo: 01.12.2022

Kohderyhmä: JCDecaux Finland Oy:n henkilöstö ja muut sidosryhmien edustajat sekä liikekumppanit

Vastuuhenkilöt: Ilmoitusten tutkintatiimi, eli JCDecaux Finland Oy:n HR:stä vastaava talousjohtaja ja Head Of HRD sekä JCDecaux Finland Oy:n toimitusjohtaja Hyväksyjä: JCDecaux Finland Oy:n hallitus

1 Tausta ja ohjeistuksen soveltamisala

Tämä ilmoittamisohjeistus on hyväksytty JCDecaux Finland Oy:n hallituksessa ja sitä sovelletaan koko JCDecaux Finland Oy:ssä, (jatkossa” JCDecaux” tai ”yhtiö”).

JCDecaux:n ilmoittamiskanava tarjoaa yhtiön työntekijöille, liikekumppaneille ja muille sidosryhmille mahdollisuuden ilmoittaa luottamuksellisesti JCDecaux:n toiminnassa havaitsemistaan väärinkäytöksistä ja toiminnasta, joka rikkoo JCDecaux:n eettisiä toimintaohjeita taikka Euroopan unionin asetuksia tai kansallisia lakeja Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktiivin (EU) 2019/1937, ns. ”Whistleblower-direktiivin”, luettelemilla lainsäädännön aloilla.

Ilmoituskanava on tärkeä työkalu riskien vähentämiseksi ja luottamuksen ylläpitämiseksi, koska se auttaa yhtiötä havaitsemaan mahdolliset väärinkäytökset ja reagoimaan niihin varhaisessa vaiheessa.

Tässä ohjeistuksessa esitetään lain epäiltyjen rikkomusten ilmoittamista ja ilmoittajan suojaa koskevat periaatteet.

2 Ketkä voivat tehdä ilmoituksen

Ilmoituksen voivat tehdä kaikki JCDecaux:n työntekijät, muut sidosryhmien edustajat ja yhteistyökumppaneiden edustajat, joilla on joko voimassa olevan tai päättyneen työ-, toimi-, tehtävä- tai sopimussuhteen taikka muun vastaavan suhteen vuoksi yhteys yhtiön toimintaan ja jotka työnsä, toimensa tai tehtävänsä yhteydessä ovat saaneen lain rikkomista koskevia tietoja yhtiöstä.

Ilmoituksen voi tehdä myös henkilö, joka on saanut lain rikkomista koskevia tietoja työtä, toimea tai tehtävää edeltäneiden neuvottelujen aikana.

3 Minkälaisista asioista voidaan tehdä ilmoitus?

JCDecaux:n ilmoituskanavaan voi tehdä ilmoituksen yhtiön toiminnassa havaituista epäillyistä väärinkäytöksistä tai rikkomuksista, jotka koskevat a) yhtiön eettisten ohjesääntöjen tai menettelytapaohjeiden vastaista menettelyä, tai b) lainvastaista toimintaa seuraavilla Whistleblower-direktiivissä tarkoitetuilla oikeudenaloilla, joita ovat:

• julkiset hankinnat
• rahoituspalvelut, -tuotteet ja -markkinat sekä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen ehkäiseminen
• tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
• liikenneturvallisuus
• ympäristönsuojelu
• säteilyturva ja ydinturvallisuus
• elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus sekä eläinten terveys ja hyvinvointi
• kansanterveys • kuluttajansuoja
• yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus
• kilpailuoikeus
• yhteisöverosäännöt

JCDecaux:n eettisten ohjesääntöjen ja menettelytapaohjeiden vastaista menettelyä koskevat ilmoitukset voivat koskea esimerkiksi seuraavanlaisia asioita:

• epäily lahjuksen antamisesta tai vastaanottamisesta
• epäily vakavasta eturistiriidasta
• luottamuksellisen tiedon paljastaminen
• sopimaton yrityksen resurssien käyttö Edellisten lisäksi ilmoituskanavaan voi ilmoittaa häirinnästä, fyysisestä tai henkisestä väkivallasta tai muusta epäasiallisesta kohtelusta.

Näissä asioissa suosittelemme kuitenkin käsittelemään asiaa ensisijaisesti esihenkilön ja/tai HR:n kanssa. Mikäli asia ei etene, ilmoituskanava on silloin mahdollinen ja toivottava väylä. Myös mikäli JCDecaux:n työntekijällä on omaan työsuhteeseen liittyviä huolenaiheita, pyydämme, että työntekijä keskustelee asiasta ensisijaisesti esihenkilönsä tai HR:n edustajan kanssa.

4 Miten tehdään ilmoitus

Jos henkilö havaitsee tai perustellusti epäilee lakien tai yllä mainittujen ohjeistusten vastaista toimintaa, rohkaisemme häntä viipymättä ilmoittamaan asiasta JCDecaux:n ilmoituskanavaan.

Ilmoittaminen ilmoituskanavan kautta on luottamuksellista ja ilmoittaja voi halutessaan pysyä anonyyminä. Ilmoittajan henkilöllisyys sekä ilmoituksen kohteena olevien henkilöllisyys ja ilmoitukseen liittyvät asiakirjat säilytetään ehdottoman luottamuksellisina, ellei yhtiöllä ole lain mukaista velvollisuutta ilmoittaa tietoja tai osaa niistä viranomaiselle.

Ilmoituksen tekijän ei tarvitse esittää varmoja todisteita epäilystensä tueksi, mutta hänen tulee olla vakuuttunut niiden todenperäisyydestä ja toimia vilpittömässä mielessä. Vilpittömällä mielellä tarkoitetaan sitä, että ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa rikkomista koskevan tiedon paikkansapitävyyteen ilmoittamishetkellä. Syytöksiä ei saa esittää vahingoittamistarkoituksessa tai jos tietää ne perättömiksi.

Ilmoitukseen ei tulisi tarpeettomasti sisällyttää henkilöitä koskevia arkaluonteisia tietoja, elleivät ne ole välttämättömiä huolenaiheen kuvailemisen kannalta.

5 Ilmoitusten vastaanotto, käsittely ja tutkinta

JCDecaux:n ilmoituskanava on anonyymi ja se perustuu suojattuun ja salattuun palveluun. Kanavassa ei tallennu tietoja, joiden perusteella viestin lähettänyt henkilö olisi mahdollista tunnistaa.

Ilmoitusten vastaanottajana ensivaiheessa toimii luotettava, ulkopuolinen palveluntarjoaja Fondia Oyj, joka hoitaa tehtävänsä puolueettomasti ja riippumattomasti. Ilmoituskanavan teknisen alustan tarjoaa WhistleB. Kaikki ilmoituskanavassa tapahtuva viestintä on salattua. WhistleB:n kanavaratkaisu turvaa ilmoituksen lähettäneen henkilön anonymiteetin poistamalla viestinnästä mm. metatiedot, kuten IP-osoitteet.

Ilmoittaja saa ilmoitusta tehdessään tapauskohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Kirjautumalla näiden avulla sivulle uudestaan, ilmoittaja voi jatkaa tapauksesta viestimistä käsittelijän kanssa, antaa lisätietoja omatoimisesti, vastata mahdollisiin lisäkysymyksiin ja saada tietoa käsittelyn tilanteesta. Ilmoittaja pysyy halutessaan nimettömänä myös jatkokeskustelussa ilmoituksen käsittelijöiden kanssa.

Kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti. JCDecaux on sitoutunut varmistamaan, että kaikki ilmoitukset epäillyistä rikkomuksista ja väärinkäytöksistä käsitellään luottamuksellisesti, tehokkaasti sekä arvojemme ja lakien mukaisesti.

Ilmoituksen käsittelijät toimittavat vastaanottokuittauksen ilmoittajalle seitsemän (7) päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta ja ryhtyvät tarpeellisiin jatkotoimiin. Jos ilmoitus on Whistleblower-direktiivin ja tämän ohjeistuksen mukainen, ilmoitus hyväksytään ja sen tutkiminen aloitetaan.

JCDecaux:n ilmoituskanavan kautta jätettyjen ilmoitusten käsittelystä ja jatkotoimista JCDecaux:ssa vastaa JCDecaux Finland Oy:n HR:stä vastaava talousjohtaja sekä Head of HRD (jäljempänä “ilmoitusten tutkintatiimi”). Ilmoituksen käsittelyyn ja tutkintaan ei kuitenkaan koskaan osallistu henkilö, jota ilmoitus koskee tai jolla on yhteyksiä epäiltyyn rikkomukseen.

Ilmoitusten tutkintatiimi käynnistää tarvittavat selvitykset, ja käsittely on luottamuksellista. Luottamuksellisuus pätee myös silloin, kun ilmoittaja tuo itse henkilöllisyytensä esiin.

Tutkimusprosessin aikana ilmoitusten tutkintatiimi voi tarvittaessa pyytää tietoja ja asiantuntemusta myös ilmoitusten tutkintatiimin ulkopuolisilta henkilöiltä, jolloin luottamuksellisuus koskee myös heitä.

Käsittelijät voivat hylätä ilmoituksen, jos on ilmeistä, että ilmoitus ei koske tämän Whistleblowing-ohjeistuksen mukaista tilannetta, ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on tehty vahingoittamistarkoituksessa, saatavilla ei ole riittävästi tietoa, jotta tutkinta olisi mahdollista käynnistää, annettujen tietojen todenperäisyyttä ei pystytä luotettavasti selvittämään tai ilmoituksessa esitetty asia on jo ratkaistu.

Ilmoittajalle kerrotaan kolmen (3) kuukauden kuluessa vastaanottoilmoituksen toimittamisesta, mitä toimenpiteitä ilmoituksen perusteella toteutetaan. Asianmukaiset korjaavat toimenpiteet, sikäli kuin ne ovat tarpeen, perustuvat aina perusteellisen tutkinnan tuloksiin.

Kaikilla työntekijöillä on velvollisuus tehdä yhteistyötä sisäisissä tutkimuksissa ja antaa kysyttäessä totuudenmukaista tietoa ja pyydettäessä tarpeelliset asiakirjat. Kaikkien työntekijöiden on pidettävä luottamuksellisena kaikki tutkimusten yhteydessä saamansa tieto, mukaan lukien ilmoittajan sekä rikkomuksesta epäillyn henkilön henkilöllisyys.

Myös ilmoittajaa ilmoittamismenettelyssä avustaneen henkilön on pidettävä salassa avustamisen yhteydessä saamansa ilmoitusta ja ilmoittajaa koskevat tiedot.

6 Seuraamukset tahallisesta perättömästä ilmoituksesta

Ilmoituksen tekijän on toimittava vilpittömin mielin.

Jos ilmoittaja käyttää ilmoitusmenettelyä väärin esittämällä tietoisesti perättömiä tai pahantahtoisia väitteitä, hän syyllistyy vakavaan rikkomukseen, mikä voi johtaa työoikeudellisiin kurinpitotoimiin, jopa työsuhteen päättämiseen, sekä mahdollisesti myös yksityisoikeudellisiin ja rikosoikeudellisiin seuraamuksiin.

7 Ilmoittajan suoja ja vastatoimien kielto

JCDecaux on sitoutunut tiukkaan vastatoimet kieltävään politiikkaan.

JCDecaux ei suvaitse vastatoimia niitä henkilöitä kohtaan, jotka työnsä, toimensa tai tehtävänsä yhteydessä ovat saaneet rikkomista koskevia tietoja yhtiön toiminnasta, ja vilpittömin aikein ilmoittavat epäillyistä rikkomuksista tai osallistuvat rikkomista koskevan asian tutkimuksiin.

Kielletyksi vastatoimeksi katsotaan sellainen suora tai välillinen teko tai laiminlyönti, jonka syynä on ilmoittaminen ja joka aiheuttaa tai voi aiheuttaa ilmoittavalle henkilölle haittaa.

Kiellettyä on myös estää tai yrittää estää ilmoittajaa ilmoittamasta epäiltyä rikkomista koskevaa tietoa.

8 Tietosuoja

Ilmoituskanavassa käsitellään henkilötietoja ilmoituksen kohteena olevasta sekä muista asiaan liittyvistä henkilöistä, kuten todistajista, sekä ilmoittajasta, mikäli ilmoittaja on tehnyt ilmoituksen omalla nimellään. JCDecaux käsittelee henkilötietoja tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti. Sovellettavaa lainsäädäntöä ovat mm. tietosuoja-asetus ja laki yksityisyyden suojasta työelämässä.

Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin ja JCDecaux:n oikeutettuun etuun. Tietoja käytetään mm. väärinkäytösten seuraamiseen ja selvittämiseen sekä tarvittaessa oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Ilmoituskanavan puitteissa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä on laadittu erillinen tietosuojaseloste, joka on saatavilla ilmoituskanavan yhteydessä. Tietosuojaselosteelta löytyy tarkemmat tiedot mm. kerättävistä henkilötiedoista, säilytysajoista ja rekisteröidyn oikeuksista.

TÄSTÄ LINKISTÄ PÄÄSET WHISTEBLOWING-PALVELUUMME

 JCDecaux:n ilmoituskanavaa koskeva tietosuojaseloste